Em plena era digital, as empresas ainda se deparam com enorme volume de documentos físicos relacionados às relações de emprego, assim como à manutenção e preservação de ambientes laborais hígidos.
Não há dúvida que tal documental gera custos e burocracia, absorvendo tempo de empregados e demandando áreas físicas para arquivo e manutenção dos originais pelo período necessário até o efetivo descarte, conforme determinado pela legislação de regência.
Necessário reconhecer que o Estado brasileiro tem buscado avançar no tema, tentando regular a elaboração de arquivos eletrônicos, assim como a digitalização de documentos físicos, sendo a Lei nº 12.682/2012 um marco neste processo.
Na área trabalhista, passou quase desapercebido que a Medida Provisória nº 905/2019 – que instituiu o Contrato de Trabalho Verde e Amarelo – introduziu o art. 12-A na Consolidação das Leis do Trabalho, com a seguinte redação:
Art. 12-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de quaisquer documentos relativos a deveres e obrigações trabalhistas, incluídos aqueles relativos a normas regulamentadoras de saúde e segurança no trabalho, compostos por dados ou por imagens, nos termos do disposto na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012.
Como se verifica, o dispositivo em comento pretende autorizar o descarte de documentos físicos originais, substituindo-os por sua versão digital, o que, em última análise, resultará em desburocratização e redução de custos para as empresas.
Sua inscrição na Consolidação das Leis do Trabalho impede qualquer discussão futura sobre a validade de documentos trabalhistas digitalizados, conferindo uma maior segurança jurídica à operação.
Contudo, infelizmente, ainda não há nada a comemorar. Até hoje, a Lei nº 12.682/2012 carece de regulamentação, não havendo parâmetros definidos para assegurar a integridade e autenticidade do documento digital – quesito fundamental para que documentos físicos possam ser destruídos sem riscos.
Assim, apesar da simbologia do novo art. 12-A da Consolidação das Leis do Trabalho e das tentativas governamentais em avançar no tema, o que se constata é que a efetiva substituição de documentos físicos por digitais ainda caminha a passos de cágado.
